Thủ thuật “MAIL MERGE” trong Word

Hôm nay, tôi xin giới thiệu với các bạn thêm một tính năng cao cấp của MS Word: đó là Mail Merge.

Mail Merge cho phép ta tạo ra các văn bản tự động theo một định dạng chọn trước với số lượng tùy ý. Ví dụ như: quyết định, giấy mời họp, thư trả lời khách hàng, thiệp chúc mừng, thư cảm ơn... Tức là trong các văn bản ấy, có hai phần tĩnh và động: phần tĩnh là các nội dung đã được trình bày sẵn, phần động là phần nội dung được kết nối sau từ một database bên ngoài.

Cụ thể hơn, tôi xin đưa ra một ví dụ sau: nhân dịp Tết con chuột, một công ty kinh doanh phân phối hàng hóa XYZ muốn làm quyết định thưởng cho nhiều đại lý, ở các địa phương khác nhau, mức thưởng khác nhau, mẫu quyết định có thể được soạn như sau:

Công ty KDPPHH XYZ
Số «Thứ_tự» /QĐKT

Kính gửi ông/bà: «Họ_và_tên» - chủ đại lý số «Mã_số_đại_lý»
Địa chỉ: «Địa_chỉ»

QUYẾT ĐỊNH KHEN THƯỞNG

Nhân dịp Tết con chuột, căn cứ vào doanh số tiêu thụ «Tên_nhóm_hàng» của đại lý «Tên_đại_lý» trong năm 2007, theo quy chế thưởng của công ty, nay hội đồng quản trị quyết định như sau:
1. Thưởng cho đại lý «Tên_đại_lý» với tổng số tiền là: «Số_tiền»USD.
2. Toàn bộ số tiền thưởng trên sẽ được chuyển vào tài khoản số «Số_tài_khoản» của đại lý số «Mã_số_đại_lý» ngày 28/12/2007.
3. ...
T/M hội đồng quản trị
Chủ tịch
...

Ở đây, tất cả các nội dung đặt trong dấu «» được gọi là các trường (MERGEFIELD), là phần động của văn bản, được tạo ra chỉ bằng cách sử dụng các lệnh của Word, nếu bạn chèn bằng bàn phím thì không có tác dụng.

Trong trường hợp trên, nếu muốn lập quyết định cho 100 đại lý thì người soạn thảo cần phải lập database dạng bảng với các trường (cột) sau: Thứ_tự, Mã_số_đại_lý, Tên_đại_lý, Số_tài_khoản, Địa_chỉ, Họ_và_tên, Tên_nhóm_hàng, Số_tiền... Công cụ để lập bảng dễ nhất theo tôi là MS Excel, sau đó là MS Access.
Trình tự thiết lập một văn bản ứng dụng Mail Merge như sau:

1. Lập database (bằng Excel, hay Access), để tạo ra các trường (cột) cần thiết.

2. Soạn thảo MS Word, kích hoạt tính năng Mail Merge: Nếu mới dùng lần đầu hoặc để học hỏi, bạn nên vào menu Tools - Letters and Mailings - Mail Merge Wizard sau đó làm theo hướng dẫn của chương trình. Còn ở đây, tôi sẽ hướng dẫn các bạn bằng toolbar: trước hết cần tìm và kích hoạt nhóm Toolbar Mail Merge ở trong View - Toolbars, bấm vào nút Open Data Source, muốn tạo ra các MERGEFIELD trong văn bản, bạn nhấn vào nút Insert Merge Fields, chương trình sẽ cho bạn chọn các trường để Insert theo ý muốn. Lưu ý là chương trình cũng cung cấp thêm cho các bạn một số câu lệnh luận lý (logic) khi nhấn vào nút Insert Word Field. Để tìm hiểu cách dùng, bạn có thể xem trong help của Word.

3. Xuất ra kết quả: Mail Merge cho bạn các lựa chọn hoặc in trực tiếp ra máy, xuất ra văn bản, hoặc chuyển thành email. Bạn kích hoạt các lệnh này bằng một trong các nút Merge to...

Tóm lại, Mail Merge là một tính năng tiện lợi, có thể tiết kiệm công sức cho bạn rất nhiều. Nếu bạn là người hay soạn thảo thì rất nên biết và thể nào cũng có lúc dùng đến chức năng này.

Chúc các bạn thành công!